Lean Six Sigma is geen doel op zich, maar Lean Six Sigma is een uitstekend instrument om bedrijfsprocessen te verbeteren en tot een proces van continu verbeteren te komen.

Continu verbeteren kan bij iedere onderneming worden toegepast. Er wordt verstandig aan gedaan een stappenplan (roadmap) te maken, welke er als volgt uit zou kunnen zien:

Stap 1: waardebepaling vertalen in realiseerbare doelstellingen

Lean Six Sigma invoeren zonder dat er duidelijke doelen worden gesteld, die gerealiseerd moeten gaan worden heeft eigenlijk niet zoveel zin. De directie zal zich terdege moeten afvragen “waar staan we” en “wat willen we bereiken”. Met andere woorden, bepaal wat waarde voor de klant heeft en wat verspilling is. Dit “moment van bezinning” kan op verschillende manieren vorm worden gegeven. Er kan alleen worden gekeken naar behaalde resultaten, maar er kan ook in een veel breder verband worden gekeken naar de missie, visie, strategie, klanten, concurrenten en toeleveranciers van de onderneming.

Stap 2: vastleggen huidige situatie

Een vervolgstap is het vertalen van de doelstellingen in kritische proces indicatoren (KPI’s). Een KPI kan betrekking hebben op machine/apparatuur efficiëntie, in dat kader is het goed om de huidige efficiëntie van machines in kaart te brengen (Apparatuur efficiëntie (OEE)). Ook zou een doelstelling bijvoorbeeld kunnen zijn om € 200.000 aan kwaliteitskosten te gaan besparen, welk kan betekenen dat het in één keer goed produceren van 98% naar 99,95% zou moeten gaan. Het in één keer goed produceren kan dan als KPI worden vastgelegd en worden gemonitord, van belang is daarbij dat de huidige situatie goed wordt vastgelegd. Natuurlijk kan een doelstelling en bijbehorende KPI’s ook betrekking hebben op het gehele bedrijfsproces dat verbeterd moet worden, in dat geval is het verstandig om het bedrijfsproces in kaart te brengen aan de hand van een Waardestroomanalyse of een proces flow schema. Doelstellingen kunnen dus op verschillende wijzen vertaald worden naar KPI’s, zie hier de voorbeelden onder kritische proces indicatoren (KPI’s).

Stap 3: pilot

Een Lean Six Sigma pilot kan worden toegepast om het management en de medewerkers vast te laten kennismaken met deze verbeteringsmethode. Hiervoor kan een bedrijfsproces worden geselecteerd dat verbeterd moet worden in de vorm van een Waardestroomanalyse. Voorraden, knelpunten, cyclustijden, regel- en stuurparameters, etc. worden hierbij in kaart worden gebracht. Een groot voordeel van een pilot project is dat naast het inzichtelijk maken van de verbeteringsmethode ook gelijk oplossingsgerichte oplossingen kunnen worden aangedragen, waardoor de eerste verbeteringen gelijk gerealiseerd kunnen worden.

Stap 4: organisatie aanpassen

Op het moment dat het directie/management kiest voor het toepassen van Lean Six Sigma tools om tot verbetering van de resultaten te komen, dan zal ook moeten worden gekeken op welke punten de organisatie aangepast moet worden. De volgende vragen moeten beantwoord worden: wie gaat de kar trekken; hoe kunnen verbeterteams vorm worden gegeven; hoe kan interne ondersteuning worden gegeven; moeten we een Lean Six Sigma manager aan de organisatie toevoegen; rol van het management; is het zinvol om een externe consultant in te huren voor ondersteuning zodat een goede start gemaakt kan worden?

Stap 5: opleiding medewerkers en management

Wat aan training/opleiding noodzakelijk is, is in grote mate afhankelijk van hoe de organisatie wordt ingericht en de huidige kennis en kunde van de medewerkers. Belangrijk is wel dat er gebruik wordt gemaakt van de kennis en kunde die al in het bedrijf aanwezig is. Denk daarbij niet alleen aan medewerkers op de productievloer, maar ook aan managers/supervisors die al ervaring hebben opgedaan met verbeteringstrajecten en die bijvoorbeeld een black belt of green belt opleiding hebben genoten. Training moet een aanvulling zijn op bestaande kennis en kunde en wel zodanig dat de medewerkers de geselecteerde Lean Six Sigma tools ook kunnen gaan gebruiken in praktijk. Daarnaast is het belangrijk een balans te vinden tussen het opleiden en het behalen van resultaten.

Stap 6: vaststellen van verbeteringsprojecten

Op het moment dat de doelstellingen zijn vastgesteld en de organisatie bekend is, kunnen ook de verbeteringsprojecten worden vastgesteld en projectleiders worden benoemd. Verbeteringstrajecten kunnen eenvoudig van aard zijn, maar ook complex. Gebruik kan worden gemaakt van de PDCA cirkel – DMAIC verbeteringstraject als methodiek om verbeteringen te realiseren, los van andere Lean Six Sigma tools. Een belangrijk aspect bij de verbeteringsprojecten is dat de gehele organisatie erbij wordt betrokken.