Kritische proces indicatoren

Doelstellingen die van essentieel belang zijn voor de organisatie kunnen worden vertaald in Kritische Proces Indicatoren (KPI), welke ook wel worden genoemd Kritische Succes Factoren (KSF) of gewoon Prestatie Indicatoren. Een hulpmiddel om KPI’s te definiëren is het SMART principe: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Naast de KPI’s in relatie met de vastgestelde doelstellingen, kunnen er ook andere (prestatie) indicatoren binnen een organisatie worden geformuleerd en toegepast om de voortgang te bewaken. Een voorbeeld van mogelijke prestatie indicatoren/KPI’s zijn in onderstaande tabel weergegeven.

Kritische proces indicatoren, afbeelding 1

Belangrijk is aan te geven bij een prestatie indicator/KPI: het doel wat bereikt moeten worden, de huidige situatie/het vertrekpunt en de eenheid waarin de indicator wordt gemeten. Daarbij zou ook nog kunnen worden vermeld wat er voor nodig is, c.q. welke Lean Six Sigma tools gebruikt zouden kunnen worden om het gewenste resultaat te realiseren.

Voorbeeld
Doelstelling: 99,5% in één keer goed produceren.
Uitgangssituatie: 98,5% in één keer goed produceren.
Eenheid: percentage gemeten over alle geproduceerde producten.
Tools ter verbetering: Statistische Procescontrole (SPC), uitvalanalyse, Pareto-analyse, etc.
Eigenaar KPI: Supervisor spuitgietafdeling (injection moulding)
Rapportage: per dag/maand.

Prestatie indicatoren/KPI’s kunnen ook worden gebruikt om de performances van een afdeling goed te meten. Managers kunnen heel duidelijke doelen worden toegewezen, die aan de hand van prestatie indicatoren worden gemeten. Het voordeel hiervan is dat managers niet op hun blauwe ogen worden beoordeeld, maar op basis van hun prestaties.

Prestatie indicatoren kunnen ook in een vorm van een dashboard zichtbaar worden gemaakt, zoals hieronder verbeeld.

Kritische proces indicatoren, afbeelding 2

Prestatie indicatoren in de vorm van een dashboard, is een goed instrument om binnen een organisatie zichtbaar te maken hoe de prestaties zich ontwikkelen.

In een dashboard worden vaak de KPI’s op het hoogste niveau weergegeven. Meestal liggen er een aantal onderliggende KPI’s ter grondslag, zoals in onderstaand schema is terug te zien. De KPI’s die op de werkplek worden gemeten, worden teruggebracht tot enkele KPI’s waar de organisatie op wordt gestuurd door het management.

Kritische proces indicatoren, afbeelding 3

Rapportage van KPI’s kan dagelijks of wekelijks worden gedaan. Aan de hand van de rapportage die wordt gedaan kunnen er acties worden ondernomen. Aanvullende acties kunnen worden ondernomen op het moment dat de KPI zich negatief ontwikkelt ten opzichte van de uitgangssituatie. Indien de KPI zich ontwikkelt in positieve zin ten opzichte van de uitgangssituatie, dan betekent dat het verbeterproces, met daarbij behorende gedefinieerde acties, de goede kant opgaat.

Als KPI’s worden gemeten in de vorm als hierboven, dan is het goed mogelijk een compleet management rapportage systeem op te zetten, ook wel MCRS genoemd, hetgeen eigenlijk los staat van Lean Six Sigma. De MCRS kan in de vorm van een dashboard zoals hierboven al is aangegeven of in een andere vorm van rapportage.