Voordat aan Lean Six Sigma kan worden begonnen …

Voordat aan Lean Six Sigma wordt begonnen zal toch eerst moeten worden gekeken naar wat er bereikt moet gaan worden met genoemd programma, want Lean Six Sigma is geen doel op zich. Voor kleine veranderingen c.q. verbeteringen behoef je geen specifiek Lean Six Sigma programma toe te passen en kan ook worden voldaan met eenvoudige verbeterprogramma’s.

Eigenlijk moet voordat er een definitief besluit wordt genomen over het toepassen van Lean Six Sigma, de onderneming eerst een ogenblik voor zichzelf de tijd nemen om nog eens goed te kijken naar de volgende aspecten:

  • Missie, visie en strategie van het bedrijf.
  • Wie zijn de klanten, concurrenten en toeleveranciers.
  • Wat produceren we en hoe zijn we georganiseerd.
  • Doelstellingen van de onderneming.

Een missie geeft de bestaansgrond van een organisatie/onderneming aan. Het geeft antwoord op de vraag: “Waarom doen we wat we doen?” Een missie is in principe tijdloos en staat niet voortdurend ter discussie.

Een visie is een kijk op de toekomst en geeft de gewenste situatie aan waar de organisatie naar toe moet. Elementen van de visie zijn: de klanten, toeleveranciers, de bedrijfsprocessen, de externe omgeving, de organisatie en zijn medewerkers.

De strategie vertelt hoe de visie en doelen bereikt gaan worden en geeft een samenhangende reeks acties aan voor het handhaven van de continuïteit op langere termijn. Strategische beslissingen zijn vaak onherroepelijke beslissingen over het wezen van de organisatie.

Op grond van de missie en visie en dus losstaand van Lean Six Sigma zal de organisatie voor zichzelf een aantal vragen moeten beantwoorden. Te denken valt aan:

  • Wat is het afzetvolume van de klanten, hoe tevreden zijn de klanten over de producten en service, maar ook wat zijn hun verwachtingen?
  • Hoe tevreden zijn we als organisatie over onze toeleveranciers m.b.t. kwaliteit, prijs en snelheid van levering?
  • Weten we wie onze concurrenten en wat de prijzen en de kwaliteit van de concurrenten zijn?

Op grond van de beantwoording van vragen over klanten, toeleveranciers en concurrenten kan de organisatie bijvoorbeeld bepalen wat ze zelf nog willen blijven produceren en hoe ze georganiseerd moeten zijn omdat mogelijk te maken. Want stel dat de concurrentie veel goedkopere producten maakt c.q. verkoopt van hetzelfde kwaliteitsniveau dan kan het best een reden zijn om deze producten niet meer zelf te gaan maken of juist de bedrijfsprocessen dusdanig te verbeteren teneinde het product goedkoper en kwalitatief veel beter te maken dan de concurrentie. In het laatste geval is Lean Six Sigma zeker een goede optie om toe te passen.

Een belangrijke stap is daarom om op grond van missie, visie, klanten, toeleveranciers, concurrenten, organisatie te bepalen wat de doelstellingen worden of zijn van een onderneming. Met andere woorden te definiëren wat de kernresultaten moeten worden om een succesvolle onderneming te worden of te willen blijven, welke leiden tot uiteindelijke het benoemen en meten van kritische proces indicatoren (KPI’s) of ook wel genoemd kritische succes factoren (KSF’s).

Aan de hand van de KPI’s wordt pas echt duidelijk waar de organisatie van de onderneming echt aan moet gaan werken en waar ze moeten gaan verbeteren om de gewenste resultaten te realiseren. Sommige resultaten zijn simpel te verbeteren, echter bij andere significante gewenste verbeteringen is het toepassen van Lean Manufacturing (snelheid van het proces) Six Sigma (kwaliteit) onvermijdelijk.

Pas bij een definitief besluit over het toepassen van Lean Manufacturing en/of Six Sigma daarvan kan pas worden begonnen met het aanpassen van de organisatie om Lean Six Sigma te implementeren. Het is raadzaam om dat te doen in een vorm een stappenplan.

Daarom is het motto ook voordat je Lean Six Sigma begint eerst te realiseren wat een organisatie wil verbeteren en wat die verbeteren gaan bijdragen aan het eindresultaat – dus begin niet zomaar aan Lean Six Sigma.